Gilmar Duarte da Silva - 06.05.2013
Resumo: Muitas tecnologias que proporcionam alto
rendimento no dia a dia das empresas de contabilidade continuam sendo
subutilizadas, mas o empresário habilidoso investe tempo para
conhecê-las.
Tags: tecnologia, TIC, digital, tempo, contabilidade, software
Descrição:
A constante evolução tecnológica, especialmente das
últimas décadas, tem trazido grandes mudanças que impactam nossas vidas.
Algumas delas certamente são pouco benéficas para o aprimoramento do
relacionamento humano, que às vezes torna-se frio. No entanto, sabemos
que toda inovação pode ter dois lados, positivo e negativo. O pai da
aviação Alberto Santos Dumont criou o avião para proporcionar conforto e
rapidez nos deslocamentos, mas o mesmo foi utilizado também para matar
pessoas.
A Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC) é o
conjunto dos recursos tecnológicos que interferem e mediam os processos
de informações e comunicações dos seres. A sua adoção para realizar
tarefas poderá trazer grandes benefícios, dentre os quais destacamos a
velocidade, que gera redução do tempo aplicado nas tarefas e,
consequentemente, redução dos custos, possibilitando a oferta de
serviços a preços mais baixos com aumento da lucratividade.
O empresário contábil, muitas vezes assoberbado com
tarefas operacionais, deve ocupar-se da identificação de meios
tecnológicos que irão favorecer a sua empresa na execução dos serviços
com padrões de qualidade e agilidade. Participar de eventos, destinar
tempo para conhecer novos softwares e envolver-se em cursos para
aumentar as habilidades tecnológicas são atitudes que fatalmente irão
reverter em mais lucro do que executar serviços que podem ser delegados
para colaboradores capacitados.
Nesta semana observei um colaborador preocupado com
uma tarefa solicitada por um cliente. O administrador de uma empresa com
30 funcionários solicitou que mensalmente seja feita uma simulação da
rescisão contratual de todos os colaboradores, inclusive com o
aviso-prévio indenizado e a multa do FGTS, tarefa que estava consumindo
quatro horas semanais. Sentei com ele e procurei entender a necessidade
do cliente. Descobrimos que a simulação continuará sendo feita nos
próximos seis meses e que o nível de precisão pode variar até 10%, para
mais ou para menos. Juntos, desenvolvemos uma planilha eletrônica que
consumiu 15 minutos e mais 30 minutos para o preenchimento. A partir de
agora, a previsão para o cliente será feita em cinco minutos.
O investimento em novas tecnologias não é barato, mas
se confrontado com o tempo gasto para realizar a mesma tarefa com a
adoção de ferramentas ultrapassadas, o custo benefício da maioria das
novas tecnologias é recompensador. Não espere todos os seus concorrentes
passarem a utilizar as novas tecnologias para começar, pois poderá ser
tarde demais.
Treine seus colaboradores para pensar cada vez mais,
especialmente para encontrar problemas. Sim, isto mesmo. Encontrar
problemas é importante para revelar rotinas defeituosas ou que
necessitam de muito esforço para serem cumpridas. Encontrado o problema é
a vez de pensar e identificar uma estratégia que elimine o esforço
exagerado aplicado na tarefa. A estratégia normalmente é encontrada com a
adoção das diversas novas tecnologias disponíveis no mercado e que
talvez você ainda não conheça.
A TIC não é um fim, mas um meio para modernizar o
relacionamento e diminuir o tempo de resposta aos clientes. Lembre-se
que estamos vivendo a era digital e as empresas contábeis necessitam ser
competitivas para sobreviverem.
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